Outil agile
Les projets agiles nous ont appris différentes techniques pour désamorcer ou éviter de telles situations. Faire moins de choses en même temps, s’attaquer à des tâches plus petites, les prioriser en fonction de leur valeur attendue ne sont que quelques-uns des outils dont dispose un coach de projet agile dans son répertoire. Ces outils peuvent-ils également être appliqués aux tâches d’une société? SWITCH a fait de bonnes expériences avec de telles «initiatives stratégiques» depuis environ un an.
Créer des valeurs
Le processus en soi est relativement simple: tous les trois mois, les collaborateurs peuvent faire des suggestions d’initiatives stratégiques. Outre l’objectif de l’initiative et la manière de l’atteindre, on s’interroge également sur l’avantage mesurable pour SWITCH et sur la méthode de mesure.
Les initiateurs présentent brièvement leurs initiatives à la direction générale (DG). La DG délibère et sélectionne une ou deux des initiatives afin de les mettre en œuvre puis alloue les ressources nécessaires. Les initiatives qui n’ont pas été choisies sont abandonnées. Même si de nombreuses idées passionnantes et précieuses en ressortent, il n’y a pas de liste sur laquelle elles sont suivies. On reviendrait trop rapidement aux listes de choses à faire infiniment longues.
Dans les trois mois qui suivent, l’équipe travaille à la mise en œuvre. Les initiatives sur lesquelles nous avons travaillé jusqu’à présent avaient toutes un point commun: les tâches à accomplir s’étendaient sur de nombreux domaines. Cela stimule la coopération entre les équipes. Tous les 14 jours, l’équipe présente ses progrès dans un bref rapport de cinq minutes à la DG. Les résultats sont présentés au terme des trois mois. La DG et l’équipe du projet décident des prochaines étapes. Le cycle recommence ensuite depuis le début.
Une initiative interrompue est une bonne initiative
L’un des éléments importants de ce processus est la mesurabilité des avantages générés. Le processus est conçu de manière à ce qu’une initiative puisse être arrêtée à tout moment. Ce n’est en aucun cas un échec, mais quelque chose de positif. S’il apparaît que les résultats escomptés ne seront pas atteints, il est préférable pour l’entreprise d’arrêter immédiatement l’initiative et de ne pas consacrer ses ressources à un projet stérile.
Test en période de crise
Les choses doivent parfois aller encore plus vite: dans le cadre de la crise du coronavirus, une petite équipe interdisciplinaire a pu mettre en place en quelques jours la première version d’une solution de vidéoconférence pour les hautes écoles. Sans processus, sans liste de choses à faire, mais avec un accent sur l’urgence de la situation et une capacité à détecter ce qui est vraiment important. La mise en œuvre rapide du service switch.ch/meet montre que SWITCH est en mesure de réagir très rapidement au changement. Cette approche active face au changement est en fin de compte la chose la plus importante qu’un processus de planification de projet agile puisse offrir.
