Les achats deviennent plus complexes

Trouver des solutions alternatives

Peu après ces évènements, soit en 2013, le groupe de travail SWITCHprocure a été fondé. Il sert à l'échange d'informations. Les membres de ce groupe de travail font part des exigences, des préoccupations et des expériences de leur haute école, et transmettent éventuellement les résultats aux responsables de leur institution. Lors des séances du groupe de travail, des solutions alternatives, des tendances éventuelles et des évolutions futures sont présentées. L'échange informel y joue également un rôle prépondérant.

S'il s'avère que plusieurs hautes écoles ont les mêmes exigences envers les fournisseurs de matériel informatique, SWITCH en prend note et détermine des données précises à l'aide de sondages. Les résultats servent de base de négociation avec le fournisseur en question.

Les membres du groupe de travail SWITCHprocure sont informés de l'état des négociations, voire invités à y participer activement. En particulier pour les produits standards, tels que ceux de Microsoft, il a été démontré que les souhaits des hautes écoles se ressemblent et que, par conséquent, il vaut la peine de conclure un contrat-cadre correspondant que les hautes écoles peuvent rejoindre. Grâce au contrat-cadre avec Microsoft notamment, celles-ci économisent près de 1,5 million de francs par année. S'ajoute à cela les économies de temps pour plus de 75 institutions qui ont rejoint ce contrat-cadre, car elles ne doivent plus mener les négociations elles-mêmes.

Groupe d'experts pour les licences

Afin que les problèmes spécifiques concernant des problématiques et des fournisseurs particuliers puissent être discutés de manière approfondie, un sous-groupe de travail a été créé: le groupe d'experts licences. Celui-ci a pour mission de se rassembler avec des experts en la matière, d'analyser les problèmes avec eux et de trouver ensemble des solutions qui seront présentées auprès du groupe de travail. Alors que le groupe de travail se réunit au printemps et en automne, le sous-groupe de travail se retrouve trimestriellement ou selon les besoins.

En particulier dans les négociations relatives aux licences, des questions juridiques complexes se posent. Dans ces cas de figure, des représentants de l'équipe juridique de SWITCH, soit du groupe de travail ICT-Law, sont aussi conviés aux négociations.

En outre, le groupe de travail SWITCHprocure entretient des échanges réguliers avec la Conférence suisse sur l'informatique (CSI) ainsi qu'avec l'institut suisse spécialisé dans les questions touchant aux technologies de l'information et de la communication (TIC) dans l'enseignement (educa). La collaboration transnationale avec les collègues d'Allemagne, d'Autriche et des Pays-Bas s'avère également très précieuse. Les connaissances tirées de ces échanges sont soumises au groupe de travail SWITCHprocure et peuvent influencer les négociations contractuelles.

De même, le groupe de travail SWITCHprocure offre la possibilité aux fournisseurs de présenter de nouveaux produits ou métriques de licence.