Agiles Werkzeug
Von agilen Projekten her kennt man verschiedene Techniken, um solche Situationen zu entschärfen oder zu umgehen. Weniger gleichzeitig tun, kleinere Aufgaben angehen, diese nach ihrem erwarteten Wert priorisieren sind nur ein paar der Werkzeuge, die ein agiler Projektcoach in seinem Repertoire hat. Lassen sich diese Werkzeuge auch auf die Aufgaben einer Firma anwenden? SWITCH macht seit etwa einem Jahr gute Erfahrungen mit den sogenannten “Strategischen Initiativen”.
Werte schaffen
Der Prozess selber ist relativ einfach: Im Drei-Monats-Rhythmus können Mitarbeiterinnen Vorschläge für eine strategische Initiative einbringen. Neben dem Ziel einer solchen Initiative und wie dieses erreicht werden soll, wird zusätzlich nach dem messbaren Nutzen für SWITCH – und nach der Messmethodik – gefragt.
Die Initianten präsentieren ihre Initiativen in aller Kürze der Geschäftsleitung (GL). Anschliessend berät die GL, wählt eine bis zwei davon zur Umsetzung aus und spricht benötigte Ressourcen. Die nicht gewählten Initiativen verfallen. Auch wenn viele spannende und wertvolle Ideen entstehen: Es gibt keine Liste, auf der diese weitergeführt werden. Zu schnell würde man wieder bei der unendlich langen To-do-Liste landen.
In den folgenden drei Monaten arbeitet das Team an der Umsetzung. Die bisher bearbeiteten Initiativen hatten gemeinsam, dass die zu erledigenden Aufgaben sich quer über viele Bereiche erstreckten. Teamübergreifende Zusammenarbeit wird dadurch gelebt. Alle 14 Tage präsentiert das Team seinen Fortschritt in einem fünfminütigen Kurzbericht der GL. Am Ende der drei Monate erfolgt die Vorstellung der Ergebnisse. GL und Projektteam entscheiden über die nächsten Schritte. Danach beginnt der Zyklus von vorne.
Eine abgebrochene Initiative ist eine gute Initiative
Eines der wichtigen Elemente dieses Prozesses ist die Messbarkeit des generierten Nutzens. Der Prozess ist so ausgelegt, dass sich eine Initiative jederzeit stoppen lässt. Das ist keinesfalls ein Scheitern, sondern etwas Positives. Wenn sich abzeichnet, dass die erwarteten Resultate nicht erreicht werden, ist es für die Firma von Vorteil, sofort damit aufzuhören und die Ressourcen nicht mit etwas zu binden, das keine Früchte trägt.
Test in der Krise
Manchmal muss es noch schneller gehen: Im Rahmen der Corona-Krise konnte ein kleines, interdisziplinäres Team innert weniger Tage eine erste Fassung einer Videokonferenzlösung für die Hochschulen realisieren. Ohne Prozesse, ohne To-do-Liste, aber mit dem Sinn für die Dringlichkeit der Situation und dem Blick für das, was wirklich wichtig ist. Die schnelle Realisierung des Dienstes switch.ch/meet zeigt, dass SWITCH in der Lage ist, sehr schnell auf Veränderung zu reagieren. Dieser aktive Umgang mit Veränderung ist schliesslich das Wichtigste, was ein agiler Projektplanungsprozess zu bieten hat.
